御社に最適な製品はどれ？
Outlookの種類やご利用環境は意外と複雑です。下記の簡易ガイドで、おおよその目安をご確認いただけます。 あわせて、Microsoft 365 の標準機能で足りるかもぜひご検討ください。
下のフローで、おおよその目安が分かります。
Microsoft 365 の標準機能と、どう違う？
Microsoft 365（Exchange Online / Microsoft Purview）にも、誤送信対策に使える標準機能があります。たとえば DLP のポリシーヒントは、Outlook on the web / Outlook (classic) でメール作成中（送信前）に警告を表示でき、送信のブロックや上書きも可能です。また、あまり知られていませんが、送信前に上長等の承認を必須にする「メッセージ承認（上長承認）」も標準機能で利用できます。要件によっては標準機能だけで十分な場合もあり、その場合は無理に弊社製品をおすすめしません。一方で標準機能は、機密情報などの条件に一致した場合に動作するため、「宛先の取り違え」のような内容に依存しないミスは取りこぼしがちです。弊社製品はこうした“うっかり”を内容に関わらず確実に確認でき、設定・運用も分かりやすいという違いがあります。組み合わせると多層防御になります。
DLP（データ損失防止）
機密情報の種類などの条件に一致したメールを検査し、Outlook（on the web / classic）で送信前に警告（ポリシーヒント）を表示。送信のブロックや、理由を添えた上書きも可能です。概要 ／ ポリシーヒント
メールフロールール
条件に応じて送信メールを処理（保留・転送など）するルール（トランスポートルール）。公式ドキュメント →
上長承認（メッセージ承認）
メールフロールールやモデレーションで、送信前に上長等の承認を必須化。公式ドキュメント →
| 観点 | Microsoft 365 標準機能 | 弊社製品（アドイン型） |
|---|---|---|
| 動作タイミング | DLP のポリシーヒントは送信前に警告可（Outlook on the web / classic）。メールフロールール・承認は送信後にサーバ側で保留・承認 | 常に送信前に、すべてのクライアントで二重確認 |
| いつ働くか | 機密情報などの条件（ルール）に一致した場合に動作 | 内容に関わらず毎回、宛先・添付・本文を確認 |
| 主に防げるミス | 機密情報の社外流出など、コンテンツ起因のリスク | 宛先の取り違え・添付ミスなど、内容が機密でなくても起こる誤送信 |
| ユーザー体験 | ポリシーヒント（情報バー）。表示はクライアントにより異なる | 宛先・添付・本文を一覧表示し、全項目チェックで送信 |
| 設定・運用 | 管理者がポリシーを設計（柔軟だが知識が必要）。Purview / Exchange のいずれかで構成 | オーダーメイドで弊社が構築・運用を支援 |
| ライセンス | Microsoft Purview のライセンス・プランにより利用可否が異なる | Microsoft 365 のプランに依らず利用可能 |
※ Microsoft 365 標準機能の仕様・可否は、ご契約のライセンスや時期により異なります。最新の正確な情報は各公式ドキュメントをご確認ください。
知っておくと選びやすい用語
メール誤送信対策まわりで分かりにくい用語を、かんたんに整理しました。
PPAP / 脱PPAP（添付ファイル分離）
PPAPは「パスワード付きZIPを送り、別メールでパスワードを送る」方式。セキュリティ上の問題から廃止が進んでいます。その代替として、添付ファイルを共有リンクに変換する「添付ファイル分離（共有リンク変換）」があり、いわゆる脱PPAPの代表的な手段です。
COM(VSTO)アドイン / Web アドイン
COM(VSTO)は従来のWindows版Outlook専用に、PCへインストールして使うアドイン（自由度が高い）。Web アドインは、Microsoft 365の管理画面から配布する、Web・新しいOutlook・Macにも対応したアドインです。
アドイン型 / ゲートウェイ型
アドイン型はメーラーと連携して送信前に動作し、使い勝手が良い反面、対応メーラーが必要です。ゲートウェイ型は通信経路上で（送信後に）動作するため、クライアントに依存せずどんな環境でも動作します。
Outlookの種類
Outlook (classic)（従来のWindows版）、Outlook (new)、Outlook for Mac、Outlook on the web、Outlook モバイルアプリ（iOS / Android）など。種類によって使えるアドインが異なるため、製品選びで重要なポイントです。
※ Outlook (classic) は、Microsoftにより少なくとも2029年までサポート予定（その後は Outlook (new) への移行が進む見込み）。移行ロードマップ（MS公式）→